跟單員的工作流程圖（跟單員的工作流程圖怎么畫）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于跟單員的工作流程圖的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• 1、外貿(mào)跟單員的具體工作流程

• 2、跟單的 工作流程 主要是什么？

• 3、跟單員的工作內(nèi)容

• 4、跟單理單流程詳解

一、外貿(mào)跟單員的具體工作流程

外貿(mào)跟單員的具體工作流程

跟單員是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品或服務運作流向的專職人員，是企業(yè)內(nèi)各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中間樞紐，那么外貿(mào)跟單員的工作流程是什么呢?一起來了解了解!

1.客戶詢盤：

一般在客戶下訂Purchase Order之前，都會有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務部，做一些細節(jié)上的了解。

2.報價：

業(yè)務部及時回復客人查詢，確定貨物品名、型號、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格、港口(空運機場)及柜型等，等和客戶確定業(yè)務時， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 給客戶做正式報價。

3.得到訂單：

經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單 Purchase Order or sales contract。

4.下生產(chǎn)單：

得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單(工廠自己安排生產(chǎn)計劃)，安排生產(chǎn)計劃。

5.業(yè)務審批：

業(yè)務部收到訂單后，首先做出業(yè)務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后制成工作任務單，交給部門跟單員跟進。

6.下達生產(chǎn)通知：

業(yè)務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產(chǎn)通知, 通知工廠按時生產(chǎn)：

6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后需業(yè)務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人修改L/C。

6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經(jīng)到賬。

6.3：如果是遠期L/C, D/A等條款收匯方式的客戶(不推薦運用這種方式)，需經(jīng)總經(jīng)理確認批準。

7.驗貨：

7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨(部門跟單員跟進)。

7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知外貿(mào)部。

7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

8.備制基本文件單證:

在收到客戶正式的訂單時，應制作出口合同, 出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單，出口貨物托運單,核銷單, 報關(guān)單, 報關(guān)委托書, 報驗委托書(工廠的外貿(mào)人員還需要準備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗單) 等文件.(應由單證員制作，交給業(yè)務跟單員跟進)。

9.商檢：

如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10.租船訂倉：

10.1.如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通?？腿藭付ㄟ\輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期7天之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知，通常在開船5天前可拿到進倉單。

10.2.如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，到港時間準時,船期時間合適的船公司，并告訴業(yè)務員通知客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前一周書面定倉，程序同上。

10.3.如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到進倉單時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求，等內(nèi)容。

10.4.向運輸公司定倉時，一定要傳真書面出口貨物托運單，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯.

11.安排拖柜：

(千萬記住裝柜前要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方)

11.1.貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可

靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/裝柜圖紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司監(jiān)裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份裝柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等.

11.2.傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。

11.3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記下裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住封緊鎖上.

12.委托報關(guān)：

在拖柜前要將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間(船截關(guān)前)。委托報關(guān)時，應提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話地址等。

13.獲得運輸文件：

13.1.最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補充內(nèi)容(如果需要修改的話)傳真給船運公司或貨運代理。提單補充內(nèi)容要按照L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內(nèi)容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。

13.3.及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。13.4. 如果客戶是做FOB條款的, 應該及時通知客戶保險,并將提單副本傳真給他.

14.準備其他文件

14.1.商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

14.2.FORM A原產(chǎn)地證書：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到當?shù)厣唐窓z驗局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。

14.3.一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長的`時間內(nèi)補辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

14.4.裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。

14.5.裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要與提單相符。

15. 交單：

15.1.采用L/C收匯的，應在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

15.2.采用30% deposit,T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付70%余款，確認收到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3.如果100%T/T收匯的，要求收全款貨款才能做貨的，要等收款后再安排生產(chǎn)。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16.業(yè)務登記：

每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。

17.文件存檔：

所有的外貿(mào)單證、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18.單證員平時應注意收集?？者\價，船期，航線，等信息，為業(yè)務員的報價提供幫助。

二、跟單的 工作流程 主要是什么？

外貿(mào)跟單員詳細工作流程

跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。

一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質(zhì)量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。

3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2） 確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進出口。

還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。

4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。

（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二．審單：即審核合同

1．審單內(nèi)容： 確認產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。

（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

（3） 數(shù)量： 應審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有：

FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）， C&F （Freight or Carriage Paid to…..）運費付至指定目地的交貨， CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格。常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1） FOB價格換算為其它價：

CFR價 = FOB價 + 運費

FOB價 +運費

CIF價 = --------------------------------

1 - 保險費率 X 投保加成

（2） CFR價格換算為其它價：

FOB價 = CFR價 – 運費

CFR價

CIF價 = ---------------------------------

1 – 保險費率 X 投保加成

（3） CIF價格換算為其它價：

FOB價 = CIF價 X （1 – 投保加成 X 保險費率） - 運費

CFR價 = CIF價 X （ 1 – 投保加成 X 保險費率）

（6）付款方式審查：

1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。

2. 支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1． 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標簽，說明書）

內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑

外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短?？梢允?周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1． 寄目錄，樣本：

2． 準備樣品。

（1） 工廠現(xiàn)有的款式

（2） 新款

（3） 客戶來樣。

要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為

跟單員，我們要做到：

A： 有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳。

B： 新品的成本，價格要進行核算。

C： 新品的制作要留有實樣。

D： 客戶的來樣要保存好原樣。

三．形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE

買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

注意幾點：

1 .單價條款要明確 （FOB, CFR, CIF）

2 .交期要明確

3 .付款條件要明確 （LC, TT）

四．出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關(guān)，報驗，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質(zhì)，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時，要催證。

審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿(mào)易往來，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。

改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續(xù)。

首先： 出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A． 貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸

B．制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C．跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

(4).制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。

五．進口貨物跟單的基本程序：

（1） 就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關(guān)及接貨驗收等。

一．采購跟單的基本要求：適當?shù)慕回洉r間，適當?shù)慕回涃|(zhì)量，適當?shù)慕回浀攸c，適當?shù)慕回洈?shù)量及適當?shù)慕回泝r格。（適時，適質(zhì)，適地，適量，適價）

二．物料采購跟單的原因： 以下原因造成我們要對物料進行跟催：

1、供應商方面的原因：由于供應商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成等原因。

2、企業(yè)方面的原因：供應商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒說清楚。價格的決定很勉強。進度的掌握和督促不力。下訂單到過遠的地方。

3、 溝通方面的原因：信息交換不及時。

三.物料采購跟單流程：

1、 制作訂購單: 跟單員接到所需部門的請購單，要制成訂購單傳給供應商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認，確認質(zhì)量標準。確認物料需求量，制定訂單說明書，發(fā)出訂購單。（制作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，價格。交期等要求表達清楚。采購單經(jīng)審核無誤后發(fā)給供應商，并要求供應商簽字回傳。

2、訂單跟蹤：對長期合作的，信譽好的供應商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。

3、物料檢驗：確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題。

4、物料進倉：協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題。

四．物料采購跟單的方法策略：催單的目的是使供應商在必要的時候送達所采購的物料，使企業(yè)的經(jīng)營成本降低。

1． 催單的方法：

（1）按訂單跟催。按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。

（2）定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統(tǒng)一跟催。

生產(chǎn)過程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進度，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。因為生產(chǎn)過程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線，查看進度，查看質(zhì)量。

一．生產(chǎn)過程跟單的基本要求：

1、按時交貨：要使生產(chǎn)進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。

2、按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。

二．生產(chǎn)過程跟單的流程：

1、下達生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。

2、分析生產(chǎn)能力。 生產(chǎn)通知單下達后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？

3、制定生產(chǎn)計劃： 生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。

4、跟蹤生產(chǎn)進度

（1） 生產(chǎn)進度控制流程：

（2） 生產(chǎn)進度控制作業(yè)程序

（3） 生產(chǎn)進度控制重點： 實際進度與計劃進度發(fā)生差異，要找原因。

（4） 跟蹤生產(chǎn)進度的表單：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進度差異分析表，生產(chǎn)進度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進度跟蹤表。

5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6.我們再提一下有關(guān)訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。

三、跟單員的工作內(nèi)容

跟單員的主要工作：

1、熟悉公司所經(jīng)營的產(chǎn)品，準確報出銷售價格。

2、積極主動與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應在快遞網(wǎng)頁上查閱客戶是否已經(jīng)收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發(fā)信給客戶，詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。

3、客戶下訂單后，業(yè)務員應在第一時間整理出中文訂單，并立即下發(fā)到有關(guān)生產(chǎn)部門。全身心投入到對客戶訂單的分析，如有客戶交待不清的，應立即發(fā)電子郵件與客戶書面確認。

4、產(chǎn)品準備過程中，貨款結(jié)算問題亦同步進行，貨物備妥后，根據(jù)合同安排貨物的最終發(fā)運。

擴展資料：

跟單員的一些要求：

1.分析能力。分析出客戶的特點及產(chǎn)品的價格構(gòu)成，以利于報價。

2.預測能力。能預測出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。

3.表達能力。善于用文字和語言與客戶溝通。

4.專業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點，來源及成分。知道產(chǎn)品的特點，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。

5.與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。

6.人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過他們來完成自己想要做的事。

7.法律知識。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟法等與跟單工作有關(guān)的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。

參考資料：百度百科-跟單員

四、跟單理單流程詳解

1. 跟單員工作的重要性主要表現(xiàn)在：

1/.跟單員需要面對客戶、面對訂單開展工作。

2/.跟單員是企業(yè)與市場、業(yè)務員與客戶之間聯(lián)系的紐帶。

3/.隨著商品市場的多樣化、小批量化譯介節(jié)奏的加快，其工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務品質(zhì)和企業(yè)形象。

4/.跟單員工作是一項非?！熬C合性”和“邊緣性”的工作：對外要有業(yè)務員的素質(zhì)，對內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。

2. 所謂“跟單員”是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（或服務）運作流向的專職人員，是企業(yè)內(nèi)各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心樞紐。

3. 廣義跟單員：廠長、總經(jīng)理，以及所有圍繞著訂單去工作、對出貨交期負責的人，都是跟單員。

4. 業(yè)務跟單：嚴格來說應該叫“業(yè)務跟進”，就是對準客戶（即對本公司服務或產(chǎn)品有購買或享用意向的人群）進行跟進，以締結(jié)業(yè)務合同為目標的一系列活動。

5. 生產(chǎn)跟單：對已接的客戶訂單進行成品出貨送達客戶前的生產(chǎn)進度、貨運報關(guān)跟進，以確保如期出貨搭上運輸器為目標。

6. 在小公司：跟單員就是內(nèi)勤業(yè)務員（或叫業(yè)務主管）、生產(chǎn)計劃員（或計劃主管）、物控員（物控主管）、采購員（或采購主管）。

7. 跟單員的特性：動態(tài)性、核心性、抽象性、積累性、綜合性、跨越性。

8. 主導性的你：心中不妨把別人看成是自己的部下，你不做我做，結(jié)果導向?qū)ψ罱K結(jié)果負責，以整件事的成敗論英雄，對別人的不配合負責，沒有理由可講。

9. 跟單員的成功模式：基礎(chǔ)值：穩(wěn)定、可靠；必然、必然性；增長的必然性；投資性：長線“投資”；積累而勢不可擋；穩(wěn)步發(fā)展：志在必取；99%的勤奮：扼住命運的咽喉。

10. 成功的跟單員應可扮演及具備以下角色或能力：1.談判者；2.與工程人員共事的能力；3.絕佳人際關(guān)系處理能力；

11. 客戶落單方式主要有電話（口頭）、傳真、E-mail三種方式。確認產(chǎn)品名稱規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、交期、交貨方式、單價條款、付款方式、包裝要求。

12. 客戶的包裝資料一般包括內(nèi)包裝、外包裝、標簽、說明書。

13. 付款方式有T/T（電匯）、L/C（信用證）、D/P（付款交單）、D/A（承兌交單）。

14. 工廠《裝箱單》的制作：制作《裝箱單》首先應明確此次出貨產(chǎn)品的品名規(guī)格、數(shù)量、箱數(shù)、凈重、毛重、包裝尺寸、體積、箱號、麥頭。

15. 貨柜規(guī)格的選擇：現(xiàn)普遍使用的有6米柜、12米柜，還有加高12米柜。最好的方法就是根據(jù)貨柜的內(nèi)尺寸，結(jié)合紙箱的尺寸，構(gòu)想貨柜里的不同擺放方式，看一個貨柜到底能裝多少箱的貨物。

16. 審單需做以下幾點：品名規(guī)格、單價金額、數(shù)量、交期、付款方式、包裝方式、出貨方式。

17. 網(wǎng)印就是OEM產(chǎn)品，需按客戶要求網(wǎng)印客戶品牌或技術(shù)參數(shù)在產(chǎn)品上。

18. 船樣就是完整包裝的產(chǎn)品樣品，可以發(fā)貨上船的程度。

19. 出貨單由行銷部開立，有會計聯(lián)、營銷聯(lián)、資材聯(lián)、保安聯(lián)。

20. 貨出工廠后，有部分不良產(chǎn)品，客戶投訴，退回的產(chǎn)品，需寫《退貨單》給倉庫作收貨的憑證。再寫《客戶抱怨處理單》給質(zhì)保部討論，是何種原因，如何避免此類現(xiàn)象的發(fā)生作出總結(jié)。

21. 評審內(nèi)容：1.技術(shù)開發(fā)部評審產(chǎn)品的技術(shù)性能安全及工藝、包裝要求，明確是否需要進行產(chǎn)品開發(fā)，增設(shè)相應的模、夾、量具及設(shè)備，并制定出相應的《產(chǎn)品物料清單》與產(chǎn)品工藝要求應按評審規(guī)定的時間下發(fā)到相關(guān)部門。2.品管部評審產(chǎn)品所需的檢測能力、品質(zhì)控制能力，是否需要編制《質(zhì)量計劃》，如需編制《質(zhì)量計劃》應在評審時確定《質(zhì)量計劃》發(fā)放到相應部門。3.采購部評審訂貨產(chǎn)品的所需的原材料、外購件、外協(xié)件的采購能力。4.制造部評審產(chǎn)品的交貨期、交貨數(shù)量及生產(chǎn)能力。

22. 制造企業(yè)五大職能要素：銷售管理；生產(chǎn)管理；財務管理；人事管理；物料管理。

23. .制造企業(yè)生產(chǎn)的兩種類型：需求計劃型；訂單生產(chǎn)型。

24. 生管工作特點：1.提前計劃性：要有“趕鴨子上架”的雷厲風行的習慣；不求完美逐漸確定，敢于調(diào)整自己的計劃；有的計劃早做與晚做的工作量都是一樣的，我們及早去做就是很合算的。2.準確及時性。3.全面完整性。

25. 生產(chǎn)能力（簡稱產(chǎn)能）是指生產(chǎn)設(shè)備在一定的時間內(nèi)所能生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量，產(chǎn)能統(tǒng)稱以標準直接工時為單位。

26. 制定生產(chǎn)計劃應遵循的原則及要考慮的因素：交貨期先后原則；客戶分類原則；產(chǎn)能平衡原則；工藝流程原則；工作部門因素；時間因素。

27. 物控目標：適時；適質(zhì)；適量；適價；適地。

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