公司采購部門流程管理制度（公司采購部門流程管理制度內容）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關于公司采購部門流程管理制度的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• 1、采購的基本流程和崗位職責是什么?

• 2、急問：采購的流程和管理制度

• 3、采購管理制度是什么？

• 4、公司采購部門需要完善哪些方面的制度？

一、采購的基本流程和崗位職責是什么?

采購的基本流程：

接收采購計劃－詢比議價－決定－審核－跟催－收貨－付款－退貨。

相關的單據有：請購單、采購單、詢價單，采購暫收單、進貨單、采購退出、采購異常退出等。

崗位職責：

1、認真執(zhí)行總公司采購管理規(guī)定和實施細則，嚴格按采購計劃采購，做到及時、適用，合理降低物資積壓和采購成本。對購進物品做到票證齊全、票物相符，報帳及時。

2、熟悉和掌握市場行情，按“質優(yōu)、價廉”的原則貨比三家，擇優(yōu)采購。注重收集市場信息，及時向部門領導反饋市場價格和有關信息。合理安排采購順序，對緊缺物資和需要長途采購的原料應提前安排采購計劃及時購進。

3、嚴把采購質量關，物資選擇樣品供使用部門審核定樣，購進大宗物資均須附有質保書和售后服務合同。積極協助有關部門妥善解決使用過程中會出現的問題。

4、加強與驗收、保管人員的協作，有責任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受損失。

5、完成領導交辦的其它各項工作。

擴展資料：

采購流程：收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協調與溝通，催交，進貨檢收，整理付款。

采購價格構成：供應商成本的高低，規(guī)格與品質，采購物料的供需關系，生產季節(jié)和采購時機，交貨條件，付款條件。

供應商分類：原材料供應商，小額服務性供應商，臨時性供應商。

合格供應商的標準：優(yōu)秀的企業(yè)領導人，高素質的管理人員，穩(wěn)定的員工群體，良好的機器設備，良好的技術，良好的管理制度。

流程優(yōu)化

1、發(fā)現問題：此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什么，而不是決策者。這是工業(yè)品銷售的基層環(huán)節(jié)。

2、項目可行性研究：這個階段使用者已經將發(fā)現的問題向上層匯報，客戶內部在醞釀要不要采購計劃、考慮預算等問題。

3、項目立項：這一階段一般會組建有使用部門、技術部門、財務部門、決策部門等人員共同組成的項目采購小組。

4、確定采購的技術標準：在這一階段，是客戶關于采購標準制定階段。通常由客戶使用部門和技術部門分析需求，再把需求轉化成采購標準。

5、招標：采購標準制定好以后，客戶將以標書的形式發(fā)布出來，準備投標的廠家拿到標書就可以制定方案了。此時，不管銷售人員如何推薦本產品的優(yōu)點，客戶一般不會改動采購方案，除非發(fā)現了致命的缺陷。因為對他們來說，采購方案的改動是“牽一發(fā)而動全身”的，成本很高。

6、項目評標：客戶一般會與兩家以上的銷售廠家進行洽談，以便進行評估和比較，得到更好的商業(yè)條件。這個階段會確立首選供應商。

7、合同審核：這一階段客戶會通過商務談判，努力爭取一些附加價值。產品的技術標準和規(guī)格、數量以及付款方式等都是合同審核的內容。

8、簽訂協議：本階段是簽訂合同，交付產品，實施安裝。合同的簽訂并不意味著交易的結束。真正的銷售這個時候才真正開始。銷售人員要按合同認真履行承諾，準時交貨，按進度完成。了解客戶內部采購流程，是工業(yè)品營銷說對話、找對人、做對事的前提。

參考資料：百度百科——采購流程

二、急問：采購的流程和管理制度

采購員工作流程

i 進貨訂單

" 進貨訂單 " 是進貨業(yè)務的起點。

在企業(yè)的日常運作過程中，經常需要根據企業(yè)目前的經營狀況制訂進貨計劃，在本軟件中以輸入一張進貨訂單實現。

ii 進貨開票

當進貨業(yè)務發(fā)生時，需要做一張 " 進貨單 " 。

進貨業(yè)務有兩種類型，訂單類進貨和非訂單類進貨；訂單類進貨業(yè)務通過獲取進貨訂單來進行開進貨票；非訂單類進貨業(yè)務，直接開進貨單。

" 進貨單 " 存盤后生成一張 " 未審核進貨單 " ；

只 " 保存 " 不 " 審核 " 的 " 進貨單 " 不增加商品庫存；

只有經過審核的 " 進貨單 " 才增加商品庫存，同時增加 " 應付賬款 " ；

在進貨開票時可以選擇 " 最近進價 " 或 " 進貨價 " 作為缺省進貨單價；

在開進貨單的同時允許增加新供應商、新商品或新職員。

iii 進貨審核

進貨單保存后生成一張 " 未審核進貨單 " 。

" 未審核進貨單 " 通過 " 進貨審核 " 便成為 " 已審核進貨單 " 。

" 進貨審核 " 使商品的庫存數量增加，同時增加 " 應付賬款 " 。

iv 進貨退回

本模塊可以實現對進貨退回單的管理和控制。

本模塊可以處理 " 原單進貨退回 " 和 " 非原單進貨退回 " 。

" 進貨退回 " 將減少庫存數量。

v 進貨結算

" 進貨結算 " 模塊可以對已審核的但未結算清的進貨單進行結算。

" 進貨結算 " 的結果使 " 應付賬款 " 減少。

vi 預付款管理

在進貨業(yè)務中，有些需要提前預付定金，本模塊便可實現該功能。

做進貨結算時，可以用預付款沖抵應付款。

當 " 進貨結算單 " 上的 " 付款總額 " 大于 " 付款合計 " 時，系統(tǒng)自動將余款轉為預付款。

預付款應可輸負數。

采購部工作流程與管理制度

1、 總則

為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。采購部經理對采購員及庫管員進行考核和管理。

2、 采購部經理職責：

1) 負責組織公司所銷售產品的采購

2) 對庫房的管理工作負責。

3) 做好銷售員與供方之間的聯系工作。

4) 幫助銷售員作好產品的選型及推薦新產品的工作。

5) 對本部門員工制度執(zhí)行情況負責。

6) 對本部門員工的專業(yè)知識培訓負責。

7) 對員工進行嚴格管理，根據員工表現向公司提出獎勵或處罰建議。

8) 嚴格內部管理，抓好各項規(guī)章制度的落實，對本部門辦公設備的使用及管理負責。責任到人，發(fā)現問題及時向公司領導提出獎懲建議。

9) 負責制定工作計劃，監(jiān)督工作計劃的執(zhí)行及完成情況。

3、 庫管員職責：

1) 早盤查（點貨備發(fā)）、晚清帳（當日工作當日完）。

2) 提供及時準確的貨物，做好后勤保障。具體要求：訂單一發(fā)，必須及時、清晰、準確的了解貨物的運行狀態(tài)，即時登報信息，直至合同完成、存檔。

3) 負責庫房日常管理事務。

4) 檢查庫存產品狀況。

5) 按規(guī)定收發(fā)物料。

6) 物料進庫儲位的籌劃與排放，

7) 填寫庫房相關數字登錄到ERP。

8) 配合盤點庫房產品工作的具體執(zhí)行。

9) 物料的搬運和庫房廢次品的回收及保管。

10) 對來料來貨及時入庫，儲放安全以防倒塌、遺失或變質。

11) 維護和管理搬運工具。

4、 流程：

1) 采購流程：

A 收到銷售部從ERP發(fā)來的訂單

B 審批確認

C 詢價、比價

D 采購部經理審批（重大合同向公司領導請示）

E 簽訂采購合同

F 復印后，將原始合同整理裝訂年末存檔

2) 付款流程：

A 在ERP內錄入付款申請單

B 采購部經理審核

C 副總經理審批

D 財務部付款。

3) 收貨流程：

A 直發(fā)：

a. 根據合同執(zhí)行進程督促供貨方按期交貨

b. 供貨方傳真提貨單

c. 通知銷售內勤已發(fā)貨

d. 銷售部內勤傳真提貨單至最終用戶并確認

e. 采購員辦理入庫手續(xù)

f. 銷售部內勤辦理相應的出庫手續(xù)

B 轉發(fā)：

a. 根據合同執(zhí)行進程督促供貨方按期交貨

b. 供貨方傳真或郵寄提貨單

c. 通知辦公室相關人員提貨

d. 提貨人員將貨物交庫管員并辦理交接手續(xù)

e. 采購員清點貨物并辦理ERP入庫手續(xù)

4) 收進項發(fā)票流程：

a. 催供貨方開具發(fā)票

b. 核對開票內容

c. 錄入ERP

d. 將發(fā)票交財務部簽收。

5) 出庫流程：

a. 庫管員收到銷售部銷售內勤發(fā)出的ERP出庫申請

b. 庫管員備貨并復核

c. 交辦公室發(fā)貨

d. 辦公室將用戶簽字的送貨單或發(fā)貨單交銷售內勤

5、 采購管理制度：

1) 建立好供方及用戶檔案，并做好工作記錄。

2) 建立、建全比價制度，保證采購設備的質優(yōu)價廉。

3) 建立客戶資料管理（表）冊，新客戶開發(fā)一覽表，競爭同行動向一覽表，售后服務管理表。

4) 每周末將上周付款、欠款、欠票情況進行匯總在周例會上做總結，并提出本周用款計劃。

5) 簽訂采購合同后，應全面了解發(fā)貨情況，如不能及時供貨，應將原因提前十日通知銷售內勤

6) 所有貨物一律開箱驗收，發(fā)現問題及時和供應商聯系，盡早解決。

7) 采購部負責所采購貨物的入庫手續(xù)。貨到后應在一個工作日內辦理入庫手續(xù)。驗貨完畢后，及時按操作規(guī)程準確登錄ERP。

8) 采購部每月5日前，將上一月的采購合同編號整理成冊

9) 違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。

6、 庫房管理制度：

1) 庫房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫房管理人員不得私自進入庫房，拒絕任何人在庫房逗留。

2) 保持庫房的整潔、有序。庫區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。

3) 所有貨物依據銷售部門或合同號合理存放。

4) 任何出入庫物品都要履行手續(xù)，見單發(fā)貨，領用登記。

5) 保證貨物完整出庫、應有裝箱單、發(fā)貨清單（一式兩份）和回執(zhí)。保證貨物和備品的及時、準確出庫。

6) 接到出庫申請后根據合同內容進行備貨，并由領貨人簽字方可辦理出庫。

7) 出庫返回單，應由銷售內勤保管（需方簽字）。

8) 對客戶所需樣品及實驗品，庫管員及時登記領用人、領用時間、退回時間。退回后應妥善保管。

9) 庫管員每月第三周的周六對庫房盤點，并將盤點結果在次日報副總經理。

10) 違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。

采購員崗位職責

1、 在采購經理的直接領導下，嚴格按照公司規(guī)定的報價原則進行對外報價。

2、 凡與經銷產品相關的廠家代理資質、培訓計劃、促銷政策、獎勵、返點、廠家資源的掌握、價格體系更新等必須做到了如指掌，落實到人。

3、 要積極主動配合業(yè)務部門做好每個項目方案，并與業(yè)務部門達成共識。

4、 采購員要嚴格按流程執(zhí)行并每做到貨比三家，控制降低采購成本，對供應商進行管理及考評，每年按一定比例更新供應商（形成表單）。

5、 承擔所負責區(qū)域產品項目的標書制作、現場答議、評委協調等與投標有關一切事宜，對于臨時應急在客戶部不能給予支持的前提下，必須與用戶進行深層感情溝通后再進行投標。

6、 協助經理搞好供貨渠道建設。

7、 嚴格執(zhí)行合同管理規(guī)定，要按時簽訂，不得延誤，并在第一時間將合同傳遞給與項目相關的人員。

8、 負責客戶部項目執(zhí)行中與技術部、財務部的協調及結算信息的傳遞。

9、 綜合調配公司庫存資源，訂貨時掌握好實際庫存和在途物料情況，在有庫存的情況下要以先出庫存為主。

10、參加本部門員工業(yè)務培訓。

11、樹立索福公司的專業(yè)形象，保證索福公司的名譽不受到侵害。

采購經理工作職責

1、 嚴格按照公司規(guī)定的報價原則進行對外報價。

2、 確保每月的發(fā)票正常收回。

3、 凡與經銷產品相關的廠家代理資質、培訓計劃、促銷政策、獎勵、返點、廠家資源的掌握、價格體系更新等必須做到了如指掌，落實到人。

4、 要積極主動配合業(yè)務部門做好每個項目方案，并與業(yè)務部門達成共識。

5、 采購要嚴格按流程執(zhí)行并做到貨比三家，控制降低采購成本，對供應商進行管理及考評，每年按一定比例更新供應商（形成表單）。

6、 密切與供應商的合作關系，做到投入、細致、深知，達到低價、快速、及時供貨。

7、 嚴格執(zhí)行合同管理規(guī)定，要按時簽訂，不得延誤，并在第一時間將合同傳遞給與項目相關的人員。

8、 負責客戶部項目執(zhí)行中與技術部、財務部的協調及結算信息的傳遞。

9、 綜合調配公司庫存資源，訂貨時必須要了解當前庫存情況，在有庫存的情況下要以先出庫存為主。

10、 負責門市產品選型、市場導向、宣傳資料。

11、 組織本部門員工業(yè)務培訓

12、 樹立公司的專業(yè)形象，保證公司的名譽不受到侵害。

三、采購管理制度是什么？

采購管理制度是指以文字的形式對采購組織工作與采購具體活動的行為準則、業(yè)務規(guī)范等做出的具體規(guī)定。

為了規(guī)范采購工作，提高采購工作的效率，我們必須建立健全多種采購管理制度，以此作為采購人員與采購部門的工作準則與行為規(guī)范，以保證采購工作健康、有序、高效地運行，從而圓滿地完成采購任務，滿足企業(yè)其他部門對采購業(yè)務的要求。

企業(yè)采購管理制度應體現以下幾個方面的特點：

1、文字化

任何制度都是以文字的形式表示出來的，采購制度也不例外。制度不是上級的口頭命令或要求，口說無憑，應以文字的形式固定下來，作為大家共同的行動綱領，對任何人、任何采購活動均起規(guī)范作用。文字化的采購制度可以張貼起來，也可以打印成冊，分發(fā)給每一個采購人員，要求大家領會其內容，自覺地按采購制度要求自己。

2、可行性

任何企業(yè)的采購制度都應在充分考慮企業(yè)內外部條件、企業(yè)發(fā)展目標、行業(yè)特點以及采購人員本身實際情況的基礎上制定，應切實可行。

不同類型企業(yè)的采購制度可以有差異，即使是同一個企業(yè)在不同時期也應有不同的采購制度，我們反對照搬照抄和一成不變的采購制度，強調采購制度在實施貫徹中的切實可行性，而不是僵化的教條與清規(guī)戒律。

四、公司采購部門需要完善哪些方面的制度？

這個比較多：\x0d\x0a下面是3個最近本的：\x0d\x0a1，采購管理控制流程（最基本的）：包括這幾個方面：如何接收內部需求，如何確認需求的正確及反饋，詢價的范圍，詢價的方式，合同模板，合同審批流程及權限，合同簽訂后如何管理\x0d\x0a2，進貨檢驗流，供應商送貨標準，如何接收貨物，如何送檢，合格入庫辦法，不合格品如何處理，供應商如何領取不良品。\x0d\x0a3，供應商管理程序：新供應商如何引入，供應商如何保持供貨能力，供應商如何PHASE OUT。每一步都需要那些人參與，何時參與，職責如何。具體的你可以找找相關資料\x0d\x0a還有更詳細的，每個公司需要根據自己的實際情況制定，簡單舉幾個例子：\x0d\x0a\x0d\x0a1，自制外包流程2外協物料控制，3供應商選擇評價4，供應商終止合作流程5，供應文件控制流程6，供應商工裝模具控制流程7，供應商績效評估流程等等 \x0d\x0a另外，對部門內部控制：\x0d\x0a1，采購人員績效評價，前提是必須每個采購人員有當年的詳細工作計劃（必須可衡量，并且有一定難度，難度以通過努力可以達到為準）,\x0d\x0a2，對物料進行分類，采購員最好也按物料類管理，對所有物料，供應商的管理必須提交物資策略，物資策略是由采購員制定，但必須是經過公司高層審批過，而不是采購部自己審批，供應商管理必須遵守該審批過的策略，策略需要根據公司的實際情況更新，例如每半年review一次，如果策略變更，需要提交高層審批（高層應該包括，采購，研發(fā)，銷售，質量控制，生產）。

以上就是關于公司采購部門流程管理制度相關問題的回答。希望能幫到你，如有更多相關問題，您也可以聯系我們的客服進行咨詢，客服也會為您講解更多精彩的知識和內容。

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