發(fā)布會場地租賃費用（北京發(fā)布會場地出租）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關于發(fā)布會場地租賃費用的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• 1、如何策劃商品發(fā)布會

• 2、深圳福田哪里有發(fā)布會場地出租？適合新聞發(fā)布會，產(chǎn)品發(fā)布會，企業(yè)年會，簽名會等這樣的主題。

• 3、商務會議策劃方案

• 4、上海場地租賃

一、如何策劃商品發(fā)布會

何進行新聞策劃？這是一個比較難回答的問題。

許多精妙的新聞策劃是一種存乎一心的智慧，經(jīng)常通過類似于“頓悟”、“偶得”、“靈光一閃”這樣“唯心”的方式獲得，根本無規(guī)律可尋。

就如米開朗琪羅所說藝術創(chuàng)作：“好的雕塑是被囚禁在大理石中，只有偉大的雕塑家才能將它釋放出來?！?/p>

那么為什么偉大的雕塑家能發(fā)現(xiàn)石頭中的雕塑，普通人卻不能？

羅曼·羅蘭對此作了回答：“生活中其實不缺乏美，缺乏的是發(fā)現(xiàn)美的眼睛?！?/p>

對于相同的生活場景和高山流水，普通老百姓可能熟視無睹，但畫家就能把其中的“美”凝固在畫布上。

同樣，在社會生活中，并不缺乏符合新聞策劃要求的“新聞苗子”，關鍵是你要有一雙具有洞察力的眼睛，以及一顆善于分析的頭腦。

從這個角度來說，新聞策劃就是通過你對社會的洞察力、思辨力和適度的想象力，把那些原本就存在的、能為你所用的“新聞點”找出來，并根據(jù)你的目標引導這一“新聞點”成為一個真正的新聞事件。

所以，找到恰當?shù)摹靶侣匋c”是新聞策劃中最重要的能力。本章主要介紹的，就是如何尋找“新聞點”的一些基本規(guī)律。

新聞策劃從實施的角度來說，主要有以下7個步驟：

（一）市場分析

要做一個新聞策劃，必須先對策劃對象所在行業(yè)及相關情況有個深入的了解，比如行業(yè)的歷史，行業(yè)的現(xiàn)狀，行業(yè)發(fā)展的新特點，相關的法律配套等。了解得越詳細，掌握的信息越多，就越有可能從中挖掘出有價值的新聞點。

（二）確定宣傳目標

對新聞策劃來說，主要需要確定的是宣傳的范圍和宣傳的目標人群。

這一點很重要，因為宣傳目標影響著后面新聞點的策劃、媒體的選擇和預算的編制等步驟。

比如宣傳范圍只是地域性的，那么就不一定非策劃出轟動全國的新聞事件了，媒體也只需選擇地方性媒體就可以了，預算也會比做全國性宣傳低得多。

再比如宣傳是針對年輕白領的，那么策劃的新聞事件必須能吸引他們的關注，媒體也應針對性地選擇白領媒體。

（三）策劃“新聞點”

這一步，需要策劃出能達到宣傳目標的“新聞點”。

如何找到“新聞點”是本章的主要內容，下面將會介紹尋找“新聞點”的基本模式和“借勢”、“造勢”兩大基本方法。

（四）選擇媒體

新聞策劃都是通過媒體的傳播來完成的，因此媒體的選擇非常重要。

一般根據(jù)產(chǎn)品的特性和宣傳目標來選擇媒體，比如大眾產(chǎn)品，應選擇大眾媒體；如果客戶目標是女性，則應選擇女性媒體；專業(yè)化的產(chǎn)品，應選擇專業(yè)化的媒體，像計算機產(chǎn)品，最好選擇計算機專業(yè)媒體和大眾媒體中的計算機版面；而市場在全國的，則應選擇全國性媒體。

（五）編制預算

做一次宣傳，當然要衡量投入產(chǎn)出比，對預算做到心中有數(shù)。

廣告投放通常采用兩種預算方法，1、銷售百分比法：以銷售額的某個百分比，比如3%，作為廣告宣傳費用；2、競爭對比法：以主要競爭對手的大致費用來決定自己的廣告預算。

但新聞策劃和廣告投放在費用上很不同，廣告費用主要包括廣告制作和媒體投放的費用，而新聞策劃則主要是新聞事件的實施費用，優(yōu)秀的新聞策劃只需要少量的甚至不需要媒體費用。

因此，新聞策劃費用很難像廣告投放那樣在今年就可以計劃好明年的投放量。新聞策劃不同個案的實施費用往往會根據(jù)具體的策劃而有所不同，因此應采用“目標任務法”來預算。

所謂“目標任務法”，就是先確定一個新聞策劃的目標，然后估算出要達到這一目標所需的費用，包括新聞事件實施費用和新聞發(fā)布費用，這兩項費用相加就是一次新聞策劃的總費用。

（六）策劃的實施和控制

這是新聞策劃中的另一個重要環(huán)節(jié)。因為再精妙的策劃，也需要通過媒體進行傳達。如果媒體不配合，新聞策劃是不可能獲得成功的。

還有，現(xiàn)在不少媒體已出現(xiàn)“排他性”傾向，就是一條新聞如果其他媒體（尤其是競爭媒體）已經(jīng)刊播了，就不再采用。這為新聞策劃所需要達到的“大規(guī)模轟炸”效果制造了難度。

這一情況下，需要策劃人有很強的媒體運作和控制能力。

在美國，有一個與此相關的“守門人”概念。這一概念最早由美國社會心理學家?guī)鞝柼亍けR因提出，現(xiàn)已得到美國大眾傳播學者的普遍認同。學者們認為，大眾傳播媒介在向公眾傳遞信息的過程中，起著過濾的作用。拿新聞來說，通訊社決定發(fā)布的新聞只占已發(fā)生的重要新聞的百分之一，而讀者最后從報紙上看到的新聞又只占通訊社發(fā)布的新聞的百分之一、二。主管這種過濾工作的記者和編輯，就是大眾傳播媒介的守門人。企業(yè)發(fā)出的信息，只有順利通過守門人這一關，才能經(jīng)媒介流向公眾。

因此如何通過媒體“守門人”這一關，已經(jīng)成為許多企業(yè)的課題。

早在1997年，作為中國第一家互聯(lián)網(wǎng)公司的贏海威在內部刊物《瀛海威人》上，刊載一篇題為《如何與媒體打交道》的短文：

“……與媒體記者打交道應當盡量了解各個媒體的特點、每個記者的脾氣稟性、他們的需求和特長。報紙和雜志有區(qū)別，電臺與電視臺不同，大眾報刊與專業(yè)媒體又不同，專業(yè)媒體中信息類與電腦類又特點各異，中央級媒體與一般類媒體更要有所側重。針對各種類的記者也要有不同的策略，年輕與年長、有版和無版、科技類、文化類、教育類、社會新聞類等等都要有針對性地打交道。善于寫評論的與善于寫長篇報道的，在我們提供資料及公關活動時要使其各盡其長，各得其所。同時在日常工作中要主動結交—些記者朋友，記者中也有噱頭，記者朋友面可以寬泛，各種媒體都可以，但要選擇對公司最能發(fā)揮作用，愿意理解瀛海威思想和闡發(fā)思想的人……”

還有一家大公司在進駐上海之后的第一件事，就是寫出了一篇《上海媒體概述與公關策略》的調查報告，在對上海媒體的基本情況和主要媒體的特點作了詳細分析后，提出了進行新聞策劃的“具體對策和機會”：“首先，大局上抓住關節(jié)點。恰恰因為上海媒體管的死，所以宣傳主管部門的權力非常大。抓住這個節(jié)點，所有工作相應會順利很多。平時注意和宣傳主管部門實力官員建立關系，多多交流，對于企業(yè)危機公關有決定意義。上海媒體領導相當聽話，只要主管部門打招呼，毫無折扣執(zhí)行。另外，企業(yè)大的宣傳活動，可以考慮請宣傳主管部門參與，事半功倍。其次，研究不同媒體特點，分別對待。比如對于申江這樣的周報，主要提供的就是產(chǎn)品特別是時尚產(chǎn)品類信息。其他幾張周報和周刊，側重人物性的新聞。公關公司統(tǒng)一式新聞稿肯定是不行的。再次，研究公司新聞中的‘上海因素’。發(fā)掘公司新聞中，與上海有關的，可能對上海造成影響的新聞要素?！?/p>

除了像贏海威和這家大公司倡導的“公關”模式外，現(xiàn)在還有一種更高明的“新聞誘惑”辦法，就是不是企業(yè)去找媒體，而是想辦法讓媒體主動來求企業(yè)。

比如有家企業(yè)急于放出一個對自己有利的消息，但企業(yè)的相關負責人往往并不急于找某一個媒體，而是通過各種途徑傳播出蛛絲馬跡，使目標媒體的目標記者（一般是比較勤奮的知名記者）主動找他，然后做出千分不高興、萬分不情愿的樣子，遮遮掩掩、欲語還休，并在采訪中一再強調“這個事件太敏感，最好不要寫”，“這句話可能會引起業(yè)內震動，無論如何不要指明是我說的”等等……

這樣做，反而更容易引起媒體的重視，取得更好的傳播效果。

（七）策劃效果衡量

對策劃效果進行有效評估，有助于判斷整個策劃成功與否，也能對下一次策劃提供有價值的參考。

現(xiàn)在，廣告的效果評估方法已經(jīng)比較成熟，大學課堂上也出現(xiàn)了專門的《廣告效果評估》課程。但由于新聞策劃至今還沒形成完整的理論體系，所以也還沒有一套完善的評估方法。

一般來說，新聞策劃的效果可以通過以下幾個標準來衡量：

a、刊登播出數(shù)量 在策劃實施后統(tǒng)計媒體刊登播出的新聞數(shù)量，看是否達到原先設定的目標。

b、刊登播出質量 主要指篇幅、字數(shù)、播出時間長度、刊登的版面（是否頭版或其他重要版面）、播出的時間段（是否黃金時段、知名欄目）、企業(yè)和產(chǎn)品的名稱是否出現(xiàn)、產(chǎn)品性能是否介紹等。

c、市場反應 包括兩個方面，一是銷售業(yè)績，只需對策劃實施前后實際的市場銷售情況作出比較，就可以分析出策劃是否推動了銷售。二是看企業(yè)或產(chǎn)品的知名度是否提高，這需要在策劃前后各做一次問卷調查。

比如要了解某品牌的知名度可設計一個簡單的調查表：1、從未聽說過 2、僅僅聽說過 3、知道一點點 4、知道相當數(shù)量 5、非常熟悉。

如果策劃前大多數(shù)消費者回答時1和2，而策劃實施后則主要回答3和4，說明策劃取得了明顯的成效。

d、還可采用“比較法” 就是與其他競爭產(chǎn)品的市場表現(xiàn)進行比較，從而對新聞策劃的效果作出評估。

【案例】“大蒜新聞”，“金七子”未銷先熱

下面用我做過的一個小案例，來具體說明新聞策劃的7個步驟。因為只是做一個示范，所以其中分析、實施等內容均作了簡化。

“金七子”是浙江天益健康企業(yè)2001年開發(fā)的一種以大蒜為原材料的保健品，原名“正元養(yǎng)生素”，毫無個性。在策劃過程中，建議改名為“金七子”，一是因為大蒜由七瓣組成，別名“七子”，二是因為大蒜中的蒜素藥用價值很高，有“蒜黃金”之稱，所以比較貼切。而且名字別致，容易記憶。

（1）市場分析

保健品是中國競爭最激烈的行業(yè)之一，一般只有通過大資金砸廣告，才能打開市場，“腦白金”就是一個現(xiàn)實的成功案例。

但天益健康企業(yè)資金實力不足，根本沒有能力進行大規(guī)模的廣告投入。另外在老百姓眼里，大蒜是低價格的農(nóng)產(chǎn)品，但“金七子”卻要70元一盒，定價太高，價格上不具有競爭力。

當然“天益”也有其優(yōu)勢，就是在國內率先攻克了提取蒜素這一國家重大科技攻關項目，采用超臨界流體萃取的高新技術，成功地從大蒜中提出了“蒜黃金”蒜素，科技含量較高。

（2）確定宣傳目標

天益健康希望通過新聞策劃達到兩個目的：1、使產(chǎn)品有一個讓人印象深刻的亮相；2、盡量能突出產(chǎn)品的科技含量。此外由于受資金實力的限制，銷售市場先限定在杭州，盡量輻射天益健康總部所在地寧波。因此宣傳覆蓋范圍也以杭州為主，寧波為輔。

（3）策劃“新聞點”

保健品市場太過成熟，要想再策劃出新鮮的行業(yè)新聞已非常難，所以從一開始我就把著眼點放在了“金七子”的原材料大蒜身上。

根據(jù)“借勢”的方法（下一章節(jié)將作介紹），想到近年來與大蒜有關的最重要新聞是2000年發(fā)生在中國與韓國之間的“大蒜貿易戰(zhàn)”，在轟動一時的中韓大蒜糾紛中，中國受損失最大的是產(chǎn)蒜大省山東，而天益健康生產(chǎn)“金七子”的大蒜主要就是從山東進的，這樣一來，就把“金七子”與誰都知道的“中韓大蒜貿易戰(zhàn)”掛上了勾。

山東大蒜主要靠出口韓國，因此中韓大蒜貿易糾紛發(fā)生后，山東蒜農(nóng)損失慘重，但可惜我開始策劃的時候已是2001年，中韓大蒜糾紛已經(jīng)結束，因此不可能策劃“浙江企業(yè)支持山東蒜農(nóng)，大手筆收購大蒜1000噸”的事件。

這當然難不倒我，隨后我把思路倒過來，策劃出了“山東蒜農(nóng)千里來杭送感謝”這一事件。也就是說在安然度過“大蒜貿易戰(zhàn)”的危機后，山東蒼山縣的一群蒜農(nóng)在當?shù)卣I導的帶領下，自發(fā)地趕到杭州，感謝幫助他們克服危機的浙江企業(yè)。

這一事件必然引出天益健康因為以高科技手段成功從大蒜中提取出“蒜黃金”蒜素，所以需要從山東大量購進原材料生產(chǎn)“新一代保健品”“金七子”的故事。同時還站在國家農(nóng)產(chǎn)品貿易的戰(zhàn)略高度，提出了一個新的觀點：只有提高科技含量，加快農(nóng)產(chǎn)品的深加工開發(fā)，才能使中國農(nóng)產(chǎn)品在市場上立于不敗之地。

既有生動的故事，又有高屋建瓴的觀點，這當然是條不錯的新聞。更重要的是，這一策劃不僅讓“金七子”亮了相，也巧妙地突出了科技含量，達到了宣傳要求。

在這一策劃中，天益健康在山東主要產(chǎn)蒜地蒼山縣大量收購大蒜是事實，幫助不少蒜農(nóng)度過了“大蒜貿易戰(zhàn)”的難關也是事實，山東蒜農(nóng)對浙江企業(yè)充滿感謝也是事實。唯一所做的只是推動了山東蒜農(nóng)的感謝之情，讓他們專門從山東過來“形式”了一下而已。

（4）選擇媒體

“金七子”是一種大眾保健品，一開始的目標市場又主要選在杭州，所以當時選擇了在杭州的地方主流媒體，包括浙江電視臺、浙江電視臺錢江都市頻道、浙江電視臺經(jīng)濟生活頻道、浙江電視臺教育科技頻道、杭州電視臺、杭州電視臺西湖明珠頻道、杭州電視臺經(jīng)濟生活頻道、浙江日報、錢江晚報、今日早報、浙江青年報、浙江市場導報、杭州日報、都市快報、浙江文藝廣播電臺、杭州人民廣播電臺、西湖之聲廣播電臺等。

（5）編制預算

這次策劃最主要的投入是承擔10位左右的山東蒜農(nóng)在杭州吃、住、行、玩的費用，加上租用賓館場地進行新聞發(fā)布，總成本約為6萬元。

（6）策劃的實施和控制

新聞發(fā)布會在2001年9月4日上午舉行，為烘托氣氛，現(xiàn)場擺滿了大蒜。對電視媒體來說，肯定需要山東方面的畫面，我原先希望能請蒼山當?shù)仉娨暸_拍一點大蒜的種植、收獲、銷售等畫面，結果蒜農(nóng)們做不到，于是退而求其次，請他們拍了幾十張相關照片，勉強解決了電視記者對畫面的要求。

在接受山東蒜農(nóng)寫滿感謝語的錦旗的同時，“天益健康”還當場簽下了明年在蒼山收購1000噸大蒜的意向。因此“山東蒜農(nóng)千里來杭送感謝”這一事件不僅具有很強的新聞性，還有很強的形式感，幾乎吸引了杭州所有的主流媒體前來捧場，

不過這次新聞發(fā)布卻發(fā)生了令人意想不到的意外，就是正雄心勃勃希望在杭州報業(yè)市場做出一翻成就的《浙江青年報》，由于記者已提前得到了我《山東蒜農(nóng)千里來杭送感謝/浙江天益依靠科技點蒜成“金”》的新聞通稿，就率先在9月3日晚排版，9月4日上午以頭版頭條大版面的形式搶發(fā)了新聞。而且當天下午2點，新浪網(wǎng)也選登了這一新聞。

前面說過，競爭媒體間有著很強的“新聞排他性”，浙江青年報的搶發(fā)行為，給其他紙質媒體造成了很大的刊登壓力。好在經(jīng)過努力，最終新聞還是基本都發(fā)出了，所受影響不大。

（7）策劃效果衡量

從刊播數(shù)量來看，杭州的主流媒體基本都作了報道，另外像《人民日報》等大報也進行了關注，山東的《齊魯晚報》還以整版的篇幅轉載了這一報道。應該說完全達到了原先設定的目標。

從刊登播出質量來看，有頭版頭條，有整版報道，而且所有的報道都提到了產(chǎn)品名字和突出了科技含量，也達到了要求。

因為“金七子”之前還沒有銷售，所以無法對策劃實施前后的市場銷售情況作出比較。但與同期進入杭州的保健品“美國諾特參”進行對比，金七子一年投入的廣告不到20萬（這對一個保健品來說簡直是不可思議的），但憑借入市時那次成功的新聞策劃，金七子一年之后還是牢牢地挺立在杭州市場上。而同期，諾特參的年廣告投入約為500萬，是金七子的25倍。但一年之后，諾特參卻仍然無法打開杭州市場，銷售情況不及金七子。

如果這樣的比較能夠成立，那么一次新聞策劃的效果確實是非常巨大的

二、深圳福田哪里有發(fā)布會場地出租？適合新聞發(fā)布會，產(chǎn)品發(fā)布會，企業(yè)年會，簽名會等這樣的主題。

去深福保會議中心吧，那邊環(huán)境挺好的，很適合做新聞發(fā)布會。主要是會場配置齊全，去那辦活動省事！聯(lián)系他們負責人，陳先生。

三、商務會議策劃方案

商務會議是指帶有商業(yè)性質的會議形式。一般包括：新產(chǎn)品宣傳推廣會、大型的培訓溝通會議、上市公司年會、招股說明會、項目競標會、商業(yè)論壇、項目說明會、項目發(fā)布會等。現(xiàn)在，就來看看以下兩篇商務會議策劃方案吧!

商務會議策劃方案范本

一、活動簡介

作為xx電子商務行業(yè)一年一度的盛會，此次大會將延續(xù)往屆大會的盛況和成果，盤點過去、梳理現(xiàn)在、共話未來。xx電子商務行業(yè)的優(yōu)秀企業(yè)和貢獻突出個人將在大會中得到表彰和嘉獎，同時，xx電子商務服務產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟和xx電子商務協(xié)會數(shù)字服務中心將在大會上成立，為xx乃至全球電子商務企業(yè)的同步發(fā)展搭建良好的支持平臺。

二、活動宗旨

建立xx電子商務產(chǎn)業(yè)發(fā)展前瞻性研討平臺，加強電子商務部門、學術界、企業(yè)界之間的交流，討論當年電子商務新問題和熱點問題，推動xx電子商務行業(yè)的健康持續(xù)快速和諧發(fā)展。

三、時間與地點

時間：xxx年5月23日

地點：xx•北京•人民大會堂

四、會議組織

主辦單位：xx電子商務協(xié)會

承辦單位：盤石信息技術有限公司

支持單位：xx工業(yè)經(jīng)濟聯(lián)合會

xx國際公共關系協(xié)會

xx市長協(xié)會

國務院部委信息中心主任聯(lián)席會

xx老區(qū)建設促進會

指導單位：中華人民共和國國家發(fā)展和改革委員會

中華人民共和國工業(yè)和信息化部

中華人民共和國教育部

中華人民共和國科技部

中華人民共和國商務部

中華人民共和國海關總署

五、論壇日程安排

如何策劃一場成功的商務會議【實用貼】

一個重要的商務會議的成功與否，關鍵在于策劃者的策劃思路與方法是否正確，各方面細節(jié)考慮得是否周詳，會議行程安排是否合理，譬如會議主題的構思、會議費用預算、會議場地的布置、會議設備的安裝、參會者的住宿和餐飲安排、會議業(yè)余時間的安排等等。面對會議策劃時遇到的諸多問題，作為會議策劃者的您是否已經(jīng)找到合適的策劃思路和方法呢?到底怎么做才使這次會議達到上級的要求，實現(xiàn)會議的主題思想，閃出商務會議的亮點?凡事預則立，不預則廢。會議策劃即是對舉辦此次會議的一切工作的準備。一個好的會議策劃方案，應該從做好這個會議預算計劃開始。

一、會議預算

商務會議的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面：

1、會議室/廳費用

具體可細分為：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通常可向專業(yè)的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持。

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議。

2、交通費用

交通費用可以細分為：

(1)、出發(fā)地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結算——而改為按預定人數(shù)收取費用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務費用。

(3)、酒水及服務費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數(shù)預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會/舞會

事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規(guī)模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節(jié)目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

5、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通?？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯碴P系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：

設備本身的租賃費用，通常按天計算

設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、雜費

雜費是指會議過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

二、參會者的安排

邀請

不管什么樣的會議，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認通知等3個程序。

信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會議的期望。

回執(zhí)——對于主辦者來說，回執(zhí)是對商務會議企劃活動成功與否的判定標志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數(shù)、職務、性別、聯(lián)系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執(zhí)有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出?；貓?zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果會議課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會議的有序安排會起到很大幫助。

確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發(fā)出確認通知。同時發(fā)出的應該還有會議的確切地點、時間、議程、簽到程序及會議注意事項等。

如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型商務會議，那么簽到就是一項復雜的工作。

通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導及協(xié)助人員、住宿賓館準確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議須知、會議詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據(jù)會議參與人員抵達時間合理分配。

如果事先將回執(zhí)的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

餐飲安排

一般而言，會議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數(shù)的最低要求)，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取哪桌夠人數(shù)哪桌開席的做法，以保證就餐者的權益。

三、確定時間、流程與目標管理，并做好反饋、調整。

時間的控制，一般以時間進度表(倒計時)的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地，一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調整、完善。

整個活動是一個系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協(xié)調和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實場地，場地落實才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識，便于找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現(xiàn)。

四、活動策劃、確定活動主題。

活動策劃主要包括如下內容：

1、會議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管商務會議屬于正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。

2、確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個會議的規(guī)格與規(guī)模，進而影響會議的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內容改為機場、貴賓室進行，或者時間調整等。因此，這是總協(xié)調工作控制的“關鍵點”，宜重點來抓。

五、擬定活動策劃案和具體操作方案。

活動策劃案是指導整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。

具體操作方案則是用于企業(yè)內部或者協(xié)助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

六、現(xiàn)場控制

現(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調人應變能力的一環(huán)，事實上，一個好的協(xié)調人會將工作做在前面：首先是預防變數(shù)的發(fā)生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽。應該重點重視這些方面;其次，要在事前準備好備選方案;再次，注意積累現(xiàn)場的靈活應變的處理技巧。

對于前來的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對于前來的記者，應該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對于記者個人挖掘的新聞一般不宜轉告他人。

在氣氛的控制上，總協(xié)調人處于一個平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術，因此在發(fā)布會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。

在產(chǎn)品的演示講解過程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。

整個會議應有正式的結尾。如果發(fā)布會安排在晚餐或午餐前結束，則應該有酒會或自助宴會等，在會議結束時，由主持人通知時間與地點。

七、其他

秘書服務

所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。

車輛調度

重要的國際性會議、行業(yè)重要會議、知名公司全球或者大區(qū)會議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委托當?shù)貙I(yè)機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數(shù)量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數(shù)、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。

禮儀與迎送

對于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執(zhí)行等。

值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。

各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質形象要求一致。

秩序維護

對于會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議(特別是企業(yè)或者)的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。

大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會場入口設立保安;展覽的控制比較復雜，因為展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術交流或者論壇性質，所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類，以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾?？刂频氖侄斡袔l形碼的參展證(需配備讀碼機)、或者磁卡式代表證。為同時滿足展商信息最大化的需求，現(xiàn)在國外開始引入電子名片管理。

資料快速收集利器--電子名片

傳統(tǒng)的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結束后總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。

所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作——可以說是為參展商和參觀者特制的參展證。在簽發(fā)該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯(lián)絡辦法、本人職銜、公司性質和業(yè)務范圍等，然后把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備后，只需把設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸?shù)絽⒄股痰碾娔X里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。

盡管這些設備比較昂貴，但可以由展會組委會統(tǒng)一購買、重復使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準確的記錄入場人數(shù)。

會展考察/旅游

實際上，會展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為是真正的商務考察(為獲取行業(yè)或者相關行業(yè)信息而舉行的市場調研性質的動作)。

1、 真正的商務考察：此類商務考察實際上主辦者已經(jīng)作好安排，需要會展中介公司提供的服務只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及向導，可能的話需要中介公司協(xié)助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導服務及后勤保障部門。

四、上海場地租賃

尚映倉是一個以電影為主題的東南亞風情餐／酒吧。

位于定西路739號甲，近法華鎮(zhèn)路， 上海映巷創(chuàng)意工場內：

日常主要經(jīng)營咖啡，東南亞菜，酒水和提供給電影愛好者一個在影院以外看膠片電影的創(chuàng)意LOFT。每天都在內廳 放映專業(yè)膠片電影

由于這一特色，吸引了多家主流媒體的專題報道。由于它富有設計感的裝潢，吸引了很多攝制組前來取景、拍片。

尚映倉分為內廳（220㎡），外廳（120㎡）和露天天井（400㎡）3個部分。由于三個區(qū)域即相對獨立，又自成一體，內廳和露天天井非常適合小型的包場（ 30-70人/100-250人二個場地可供選擇） 可提供Buffet BBQ 等各類形式 場地包餐、包場 各類發(fā)布會 展覽會 答謝會 內有全套的音響、舞臺、投影機(200寸大屏幕)等各類設備。

聯(lián)系電話：52307757 張先生

http://www.douban.com/people/ShangingLoft/

也可進行大型桌游的活動 見面會 相親會 等等 期待各位策劃人洽談

每周二 全場酒水半價 周四 五 六 日 歌手駐唱 每天晚上7點有電影播放

冷餐酒會宴會上門服務公司，承辦:冷餐會、自助餐、酒會、宴會、燒烤、雞尾酒會、冷餐會外賣、冷餐會上門、自助餐外賣、自助餐上門及生日派隊，同學會，謝師宴，發(fā)布會，團圓慶，慶功宴，公司開幕，說明會...

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