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杭州大型會議策劃技巧研究（杭州大型會議策劃公司）

發(fā)布時間：2023-04-26 22:17:44 稿源：創(chuàng)意嶺閱讀： 310

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本文目錄:

1、大型會議一個完整的會議流程范本
2、大型活動策劃的流程步驟
3、舉辦大型國際會議的籌備工作有哪些，要注意什么
4、會議策劃包括哪些要點？

杭州大型會議策劃技巧研究（杭州大型會議策劃公司）

一、大型會議一個完整的會議流程范本

會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質量。

會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。

第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。

第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必搭磨喚須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。

第四，會前檢查。這包括對預案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料?，F(xiàn)場檢查重點在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。

第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。

第六，會議結束時的會務工作，包括對會議內容的總結，會議紀要的撰寫與分發(fā)，會議游如新聞報道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善后工作。

會議有規(guī)模大小和時間長短之分。會議的規(guī)?？梢詮膸兹说綆兹f人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質也是有所差別，但是會議工作的內容與流程卻基本相似。一般的會議工作內容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結階段。

會前準備：

會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務所做出的系統(tǒng)安排，會前計劃一般包括以下內容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預算制定。

會議策劃：

（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦組織內部成員構成。

制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。

確定人選：確定成員，內部還是外部指派。

具體運作：實地場景考察，設計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。

（2）策劃方案：會議策劃的內容主要包括：

邀請誰？實際有多少人出席？

有效的會議需要充分的時間，必須考慮節(jié)假日等。

會議在哪里舉行。

會議的明確的目標。

會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內容。

2.會議選址：

（1）會議地點類型：

酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。

會議中心：會議中心是為大型會議而專門設計的，一般不設置客房和娛樂區(qū)。

大學：大多數(shù)學校都擁有專門的學術報告廳，有些也是對社會開放的。

輪船：輪船，特別是一些游輪，也設置會議設施。

療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設施，可以療養(yǎng)，也可以開會。

（2）會議的地點選擇

會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。

1.距離和交通情況

2.舉辦會議的歷史

3.住宿的條件

4.地點的收費狀況

5.地點的安全因素

5.地點的服務設施是否全面

6.附近的景點，是否能互惠合作等。

（3）制定營銷方案等

市場的宣傳對于一個會議的成敗至關

1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；知凱明白受眾的預期。

2.宣傳材料，宣傳材料要什么風格。

3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。

4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？

（4）預算制定

控制會議的預算就相當于掌握了整個會議，預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預算多么準確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預算應有10%的額外費用。

(一)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民代表大會第一次會議流程紀要 (二)、杭州g20峰會時間安排,詳細會議流程安排 (三)、2021年學校三會一課會議流程記錄 (四)、全國兩會時間確定會議流程安排表

會議實施

實施會議方案時，其工作內容包括：參會人員的登記注冊，收集相關信息，尋求演講者，聯(lián)絡場地，必要時解決糾紛等。

會議實施一般包括以下幾點步驟

1. 編制會場手冊。

2. 設置信息中心（提供實時服務）

3. 建立指導委員會（負責現(xiàn)場的指導工作進行）

三、總結和評估

會議的總結與評估（會議一旦結束，應該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分

1.從籌備到會議結束的各項工作總結

2.效益分析和核算成本

3.本項目市場調查

4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關系）

5.召開表彰會，感謝相關人員（做好感謝工作，致謝會議相關的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴大影響力）。

二、大型活動策劃的流程步驟

大型活動策劃的五個步驟

1、項目審題會

項目經(jīng)理主導，策劃師參與，對活動項目需求進行分析，整理出需要討論的問題；如果策劃信息不完整，再與活動甲方客戶咨詢和溝通，了解本場活動具體需求。

2、項目討論會

提前一天將需要討論的問題，告知參與人員，可邀請其他團隊小伙伴參與討論；項目經(jīng)理主持會議，形成具體會議活動策劃方案。

▲活動策劃方案討論

3、戰(zhàn)前演練會

形成活動策劃方案，邀請其他團隊小伙伴組成“模擬客戶”對策劃方案進行點評。意見整理收集，對策劃方案進碧橋行修改。

4、修改提案會

根據(jù)修改意見，對活動策劃案修改以后再演練。形成最終確定版策劃案提交客戶。

5、項目復盤會

不管策劃案是否被采用，客戶評審會結束后，2天之內召開項閉察目復盤會。所有參與項目小伙伴分析成功或失敗的原因。

▲策劃活動方案五個步驟

大型活動策劃需要做哪些準備

大型活動策劃需要很多準備工作，才能取得精彩的效果。我們可以在電視、網(wǎng)絡或者生活中看到很多各種各樣的活動，活動成功舉辦的背后需要很多工作的支持。那么大型活動的策劃流程需要哪些準備工作？

▲太平洋保險杭州公司啟動大會活動現(xiàn)場

1、創(chuàng)意思考

大型活動的策劃流程首先需要創(chuàng)意思考，相對來說，其實思考能力十分重要，只有準確地思考才能解決任何問題。在這個方面，我們要做到不斷思考需要準備的東西，以至于做事的時候不會丟三落四。

2、實際調查

活動需要調查什么，這點取決于大型活動的核心內容，然后去有關的行業(yè)或者部門調查，大概是看下其它企業(yè)以前怎么做的。從而吸取其中的精華，把它更好地融合到自己的策劃方案中，并找準自己的定位和特色，另外有時候也需要去活動場地、活動甲方公司實地考察，拿到一些資料和數(shù)據(jù)，這樣基本上自己做的時候便不會有任何問題。

▲夢蝸新品發(fā)布會活動策劃

3、協(xié)作執(zhí)行

在大型活動的策劃中，這個方面其實是把確定好的想法進行實施，其中包含記錄這次大型活動的很多信息。只有把這些信息準確記錄，才能進行后面的實施，避免不必要的麻煩。然后，動手做的每一件事，都要一步一步地進行下去，團隊協(xié)同進行，不僅可以提高做事的效率，還能增強團隊的整體能力水平。

4、資金預算

舉辦大型活動的資金問題牽扯到活動項目的甲乙雙方離異和活動預期效果，任何一個活動想要順利進行到底轎慧茄，資金都是不可缺少的。尤其是對于大型活動，需要準備更多的資金，資金對于大型活動的舉辦也是一個保障。在舉辦大型活動以前，肯定要提前計劃好，進行這次活動要準備的資金金額。資金不能比預算還要少，不然到時候可能會出現(xiàn)無法執(zhí)行的問題。

三、舉辦大型國際會議的籌備工作有哪些，要注意什么

大型國際會議策劃一般都不簡單，自己策劃又容易出錯，忙了半天宴啟，沒有效果，錢還花了很多，可以找一個專業(yè)的會議腔輪策劃公司給你提供定制化會議執(zhí)行方案，從務策劃+設備租賃+舞臺搭建+燈光調整+視覺設晌圓如計一站式服務，省時省力，價格也比較合適。

四、會議策劃包括哪些要點？

一坦消、會議策劃的流程問清楚會議主辦方的想法、目的、預算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下一步的會議策劃構思偏離方向。確認一個有經(jīng)驗的項目負責人，想清楚會沖稿議策劃的步驟、時間推進節(jié)點、人員的分工。會場的選擇，直接關系到會議的風格、形式、規(guī)模、預算和檔次，這也是隨后進一步策劃方案的基礎，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要。二、會議策劃意向書散信孝（一）預算（三）簽到與入住安排如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。（四）餐飲安排會議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

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