辦公室文件排版格式（辦公室文件排版格式要求）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于辦公室文件排版格式的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• word文檔怎么排版好看？
• 公文的格式規(guī)范

word文檔怎么排版好看？

一、樣式的排版

1

Word 2007中對樣式操作的地方。可以在Word 2007自帶的樣式編輯器里面對樣式進行新建、修改和刪除。在Word 2007里面，對樣式的操作主要是集中在下圖所列的位置上，在“樣式窗口”里，下面有三個按鈕：新建樣式、檢查樣式和管理樣式，在論文排版的時候，一般最多只用到第一個。


2

從格式生成樣式。


3

對樣式的操作。在任何一個樣式上右擊，可以有下圖所示的菜單出現(xiàn)。可以看到，能夠?qū)邮竭M行修改、同時可以選擇所有應用這個樣式的文字。


4

對樣式的修改。點擊修改之后，會出現(xiàn)下圖的窗口，正如之前指出的，樣式是格式的集合，我們可以在左下角的格式修改框中修改這個樣式中包含的所有格式，包括字體格式、段落格式等。

END

二、目錄排版

1

樣式管理器。在一個新建的空白文檔中，自然有“標題1”“標題2”“標題3”三種樣式，當打開下圖所示的樣式管理器，就會發(fā)現(xiàn)從標題4到標題9，目錄1到目錄9的樣式，叫做“題注”的樣式等等。不過后面這些樣式在你不用的時候會隱藏起來。


2

插入目錄的方法。在文檔中插入目錄的方法，如下圖所示。

3

插入目錄窗口。在如下圖所示的彈出的新窗口中，可以做一些對目錄的修改?？梢赃x擇目錄中沒有頁碼、或者頁碼對齊方式以及從項目到頁碼之間用什么符號來連接。


4

目錄選項。點擊上圖的“選項”按鈕，可以選擇用哪些樣式來生成哪個級別的目錄，如下圖所示，在圖中所示的是標題1-3分別為1-3級目錄，如果沒有目錄級別則不出現(xiàn)在目錄中。


5

修改目錄樣式。點擊步驟3圖中的“修改”按鈕，可以修改目錄1-9的樣式，也就是其呈現(xiàn)的方式。

END

三、章節(jié)自動編號的排版

1

新增多級列表。在“多級列表”中，點選“定義新多級列表”，如下圖所示。


2

修改多級列表。然后可以在下圖中，修改編號格式，將第一級改為“第1章”，注意里面的1應該是有灰色底紋的。然后點擊下面的“更多”，在右邊新出現(xiàn)的幾個選項中，將多級列表的第一級和“標題1”樣式鏈接。同時選擇在庫中的級別為1。依次類推，將2級和3級列表和“標題2”“標題3”的樣式鏈接，庫中的級別分別為2和3?？s進和對齊都按照論文要求設為0厘米。 然后按照格式要求，修改標題1-3的格式，包括字體和段落。


3

自動編號示例。以后寫文章，就可以只寫章節(jié)的名字而不是編號了，比如第一章 引言，就只需要鍵入“引言”，然后使其為標題1的樣式就行，如下圖所示。

END

四、插入圖片和表格的排版

1

插入題注。在文章中插入一個圖片，然后右擊圖片，如下圖所示。選擇“插入題注”，如果沒有“圖”或者“表”的話就新建一個。取消“題注中不包括標簽”。


2

題注設置。在“編號”選項中勾選“包含章節(jié)號”，如果你是采用前面所說的章節(jié)自動編號方式的話，出來的圖或者表的題注就是“圖1-1”或者“圖1.1-1”。


3

插入圖表目錄。如果有表的話，需要插入一個表目錄。直接在“引用”-“題注”-“插入圖表目錄”，這個時候會給你選擇是對哪個標簽生成目錄。


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圖表目錄設置。如果選圖的話就把所有用“圖”這個標簽的“東西”名字及其所在位置抓成目錄，如下圖所示。 其設置與普通目錄相同。


5

嵌入式圖片混排對齊。我們經(jīng)常遇到的問題是，在嵌入式圖片同文字在一段的時候，圖片的下緣不會和文字的下緣對齊。要想對齊的話，可以選中這幅圖片，然后打開字體格式設置，“字符間距”選項卡中，位置選擇“降低”，磅值稍作調(diào)整即可，如下圖所示。

END

五、頁碼混編的排版

1

插入分節(jié)符。在“頁面布局”——“分隔符”中可以插入分節(jié)符，有四種分節(jié)符，如下圖所示，說明很清楚，如果要每一章都從右邊開始的話，可以在每章前插入“奇數(shù)頁分節(jié)符”。


2

顯示編輯標記。插入后，選擇“顯示編輯標記”，如下圖所示。


3

分節(jié)符。進行完上面的操作后，就能看到頁面中出現(xiàn)一個分節(jié)符，如下圖所示。說明分節(jié)符前后的文檔已被分成兩節(jié)。


4

設置頁碼格式。因此，在目錄前一頁插入一個分節(jié)符，在目錄前頁面頁腳的頁碼設置中，設置為羅馬字母。


5

取消對前一個頁腳的鏈接。然后在目錄后第一頁頁腳的設置中，取消“鏈接到前一個頁腳”，然后再設置頁碼格式為阿拉伯數(shù)字，重新編碼即可。

END

六、頁眉的排版

插入域代碼。有時候我們喜歡在頁眉上加入比如“第1章 文獻綜述”等字樣，只需要編輯頁眉，然后選擇“插入”-“文檔部件”-“域”。


2

域代碼設置。然后選styleRef域命令，樣式名為標題1，勾選“插入段落編號”就可以了。 

公文的格式規(guī)范

摘自：http://www.dycoal.cn/bbs/Show.asp?boardid=46&id=1663&TB=1
一、打開OFFICE，新建一個空白文檔；
二、保存這個空白文檔，起名為你定義的公文名字，這里我們定義為“公文模版”
三、打開“文件”-“頁面設置”，設置文檔屬性，主要屬性有以下幾個方面：
（1）、設置頁邊距，上下左右分別為3.7厘米、3.5厘米（297-37-225=35）、2.8厘米、2.6厘米（210-28-156=26）；
（2）、設置紙張大小為A4（210*297）厘米；
（3）、設置版式“頁眉和頁腳”屬性欄勾選“奇偶頁不同”，并設置“頁腳”“距邊距（頁面底端）”高度為2.8厘米（35-7=28）；
（4）在“文檔網(wǎng)格”屬性欄設置頁面的“字體屬性”為默認字體為“仿宋”，字號大小為3號字體；
（注：國家標準要求每頁一般排22行，每行28字，按我們的設置調(diào)整后一般為每頁排29行，每行27字，因為考慮具體的實際使用情況，所以對于每頁的字數(shù)不做硬性規(guī)定，如果一定要按標準，可在設立“文檔網(wǎng)格”屬性欄選擇“網(wǎng)格”屬性為“指定行和字符網(wǎng)格”，然后調(diào)整“字符”為每行28字，“行”調(diào)整為每頁22行；
四、關(guān)閉“頁面設置”屬性頁，回到正文中。
五、確定制作的這份公文是屬于“上行文”、“下行文”還是“會議紀要”或者“普通傳真件”；
六、開始公文的正式內(nèi)容制作：
1、眉首內(nèi)容
（1）在版心的第一行左上角，用阿拉伯數(shù)字寫上公文的順序編號，如001；
（2）在版心的第一行右上角，3號黑體字標識秘密等級，文字之間間隔1個字的距離，保密期限與秘密等級放在同一個位置，中間用實五星符號“★”間隔；
（3）緊急程度的標識也是3號黑體字，在版心右上角第一行，兩字之間空一個字，如果第一行已經(jīng)標識了秘密等級，則緊急程度標識在第二行右上角；
（4）填寫發(fā)文機關(guān)標識：
字體：推薦小標宋，未作具體明確；
字號：一般小于長2.2 *高1.5厘米，以顯目美觀為原則；
顏色：紅色
位置：
下行文距離版心上邊緣2.5厘米，距頁上邊距6.2厘米。（如果在“頁面設置”的“文檔網(wǎng)格”屬性頁你沒有設置為標準的每頁22行和每行28字，一般情況下，下行文的發(fā)文機關(guān)標識大約在距離版心上邊緣下的第3行和第4行的位置上）。
上行文距離版心上邊緣8.0厘米，距頁上邊距11.7厘米。（如果在“頁面設置”的“文檔網(wǎng)格”屬性頁你沒有設置為標準的每頁22行和每行28字，一般情況下，上行文的發(fā)文機關(guān)標識大約在距離版心上邊緣下的第8行和第9行的位置上）。
制作：發(fā)文單位名稱全稱或簡稱加“文件”兩字組成。聯(lián)合行文時主辦機關(guān)名稱在前，“文件”兩字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。在OFFICE文檔中實際設置時，可以使用“插入藝術(shù)字”的功能制作發(fā)文機關(guān)標識，選擇“插入藝術(shù)字”，在藝術(shù)字樣式選擇窗口中選擇第一行第三個樣式，輸入發(fā)文機關(guān)標識的文字，選擇小標宋字體或宋體，加粗，確定插入藝術(shù)字后，設置藝術(shù)字的格式，將藝術(shù)字的填充顏色和線條顏色都設為紅色，版式設置為“浮于文字上方”，然后將藝術(shù)字形狀設置為“純文本”（即一字行，橫行），然后將設置好的藝術(shù)字用鼠標拖動到適當位置即可。
注意：如果聯(lián)合行文的機關(guān)太多，可適當調(diào)整字體大小，并將發(fā)文機關(guān)標識與上邊距的距離縮短，必須保證公文首頁有正文。
（5）發(fā)文字號
結(jié)構(gòu)：發(fā)文機關(guān)代字〔年份〕序號
位置：發(fā)文機關(guān)標識下空2行（3號字體的行），居中排布
字體：3號仿宋體，年份序號用阿拉伯數(shù)字標識
其他：年份用全稱，序號不編虛位，不加“第”字，字號下0.4厘米處印一條15.6厘米與版心同寬的紅色反線。
聯(lián)合行文只標主辦機關(guān)發(fā)文字號。
（6）簽發(fā)人
應用范圍：上行文
位置：平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字
字體：“簽發(fā)人：”4字用3號仿宋體，冒號為全角冒號，冒號后簽發(fā)人姓名用3號楷體標識
其他：多個簽發(fā)人標識時主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他按發(fā)文機關(guān)順序依次從第二行起在主辦單位簽發(fā)人姓名下順排。
注意：多個簽發(fā)人標識時，眉首的紅色反線要向下順移，保證位于最后一個簽發(fā)人下0.4厘米。
2、公文主體
（1）公文標題
位置：紅色反線下2行，居中排布
字體：小標宋
字號：2號
排布規(guī)則：可一行或多行，回行盡量做到詞義完整，排列對成美觀，間距恰當
（2）主送機關(guān)
位置：標題下空一行，頂格書寫
字體：仿宋體
字號：3號
規(guī)范：最后一個主送機關(guān)后標全角冒號，如果主送機關(guān)太多而使公文首頁不能顯示正文，應將主送機關(guān)名稱移到版記中的主題詞下，抄送之上，按抄送的標識方法進行標識。
（3）公文正文
位置：主送機關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，順次書寫。
字體：仿宋
字號：3號
（4）附件
規(guī)范：正文下空1行，左空2字，3號仿宋體標識“附件”2字，后標全角冒號，附件如果有多份，使用阿拉伯數(shù)字標識每份的名稱，阿拉伯數(shù)字后加點號，名稱后不加標點符號
注意：附件應與公文一起裝訂，并在附件的左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時要標識序號，附件的序號和名稱前后應一致。如果附件與公文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識“公文發(fā)文字號+附件（或帶序號）”
（5）成文日期
規(guī)范：用漢字將年月日標全，零寫成全角的○，一般成文日期右空4字居右放置，位置由印章位置決定。
（6）公文生效標識（印章）
印章上距正文在1行距離內(nèi)，紅色，下壓成文日期，如果印章下弧無文字用下套方式蓋章，下弧壓成文日期，印章下弧有文字，中套方式蓋章，印章中心線壓成文日期。
聯(lián)合行文的印章方式請閱讀“國家公文格式”
特殊情況說明：
如果公文排版后所剩余空白不能容納下印章位置，應調(diào)整行距，字距，務必使印章與正文同處一處，不得再標識“此頁無正文”字樣。
（7）附注
3號仿宋體居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。
3、版記
（1）主題詞
“主題詞”3字用3號黑體字居左頂格標識，后標全角冒號。
詞目用3號小標宋標識，詞目間空1字。
（2）抄送機關(guān)
如果有抄送機關(guān)，抄送機關(guān)在主題詞下1行，左右各空1字，3號仿宋體標識，“抄送”2字后的冒號為全角冒號，各抄送機關(guān)之間用逗號“，”隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊，最后一個抄送機關(guān)后標句號。主送機關(guān)太多移到抄送機關(guān)上時，標識方法一樣。
（3）印發(fā)機關(guān)與成文日期
位于抄送機關(guān)或主題詞下1行，3號仿宋體標識，印發(fā)機關(guān)左空1字，成文日期右空1字，印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)字標識。
注意：版記中的各要素間均加一條黑色反線，寬度為15.6厘米與版心同寬，且版記必須位于公文的最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。
4、頁碼
頁碼為4號半角阿拉伯數(shù)字，頁碼所有各加一條4號“—”字線，一字線與版心下邊緣距離為0.7厘米，單頁碼（奇數(shù)頁）居右空1字排布，雙頁碼（偶數(shù)頁）居左空1字排布。
七、其他公文格式的制作
1、信函式
發(fā)文機關(guān)名稱距離頁上邊距3厘米，字號自定，字體紅色，字體推薦用小標宋，可用其他字體代替，以美觀為原則，發(fā)文機關(guān)下0.4厘米處加一條武文線（上粗下細），距下邊距2厘米處為一條文武線（上細下粗），兩線長17厘米。
信函式發(fā)文首頁不顯示頁碼，發(fā)文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標識，發(fā)文字號下空1行標識公文標題，公文標題為2號仿宋。正文用3號仿宋。
2、會議紀要
會議紀要的制作方法同下行文的制作方法，標識名稱為“XXXXXX會議紀要”，會議紀要不蓋印章。

以上就是關(guān)于辦公室文件排版格式相關(guān)問題的回答。希望能幫到你，如有更多相關(guān)問題，您也可以聯(lián)系我們的客服進行咨詢，客服也會為您講解更多精彩的知識和內(nèi)容。

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