正文

杭州商業(yè)會(huì)議策劃步驟（杭州商業(yè)活動(dòng)策劃方案）

發(fā)布時(shí)間：2023-04-18 05:17:58 稿源：創(chuàng)意嶺閱讀： 511

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于杭州商業(yè)會(huì)議策劃步驟的問題，以下是小編對(duì)此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

創(chuàng)意嶺作為行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀企業(yè)，服務(wù)客戶遍布全國(guó)，相關(guān)業(yè)務(wù)請(qǐng)撥打175-8598-2043，或微信：1454722008

本文目錄:

1、如何進(jìn)行會(huì)議會(huì)展策劃流程安排
2、活動(dòng)策劃書步驟流程
3、會(huì)議策劃包括哪些基本內(nèi)容
4、如何組織大型會(huì)議

杭州商業(yè)會(huì)議策劃步驟（杭州商業(yè)活動(dòng)策劃方案）

一、如何進(jìn)行會(huì)議會(huì)展策劃流程安排

會(huì)展策劃流程分析一共分為六點(diǎn)：包括市場(chǎng)調(diào)研，策劃方案的撰寫，培訓(xùn)，材料制作，展臺(tái)布置，相關(guān)服務(wù)，活動(dòng)評(píng)估。

會(huì)展策劃流程一：對(duì)企業(yè)進(jìn)行有針對(duì)性的市場(chǎng)調(diào)研

收集有關(guān)本項(xiàng)目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動(dòng)資料。對(duì)收集的資料要分類編排，結(jié)集歸洞御輪檔。

會(huì)展策劃流程二：制定詳細(xì)完整的會(huì)展策劃方案。

確定會(huì)展的目標(biāo)市場(chǎng)，會(huì)展的規(guī)模，展品的選擇，評(píng)估觀眾數(shù)量的多少和展覽面積的大小以及參展的費(fèi)用預(yù)算。

會(huì)納信展策劃流程三：實(shí)施前的培訓(xùn)。

讓全體的實(shí)施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實(shí)施方案的工作、方法、步驟和技巧。

會(huì)展策劃流程四：印刷材料的設(shè)計(jì)制作。

利用會(huì)展的會(huì)刊、展前快訊、媒體報(bào)道等手段來進(jìn)行前期宣傳，擴(kuò)大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標(biāo)客戶。

會(huì)展策劃流程五：展臺(tái)的布置及展示。

設(shè)備的調(diào)試安裝，展臺(tái)的人員配備。

會(huì)展策劃流程六：相關(guān)的會(huì)展服務(wù)。拆槐

根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)，推薦不同的用餐地點(diǎn)；根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您設(shè)計(jì)不同的休閑方式，設(shè)計(jì)專門的旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施。

會(huì)展策劃流程七：做好對(duì)活動(dòng)的評(píng)估。

開好總結(jié)會(huì)，做好善后公關(guān)工作。

二、活動(dòng)策劃書步驟流程

相信很多人在工作或者在學(xué)校里做活動(dòng)策劃方案的時(shí)候都會(huì)很頭疼，活動(dòng)策劃書步驟是怎么樣的？下面是我整理的活動(dòng)策劃書步驟，歡迎大家閱讀！

1、接洽流程

項(xiàng)目的接洽，包括前中后期，從前期初步的接觸了解需求，到方案的提議修改，再到最后的定案匯報(bào)，都要做好準(zhǔn)備，流程分別如下：

（1）初步接洽，明確意圖意向

在初步接洽客戶的階段，相當(dāng)于我們平時(shí)說的去談客戶了，因此我們需要準(zhǔn)備好公司的宣傳冊(cè)、PPT、宣傳片等相關(guān)的資料，并且要展示公司的優(yōu)勢(shì)和資源，以及活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)和案例。

在洽談的時(shí)候，我們要有意識(shí)的去了解客戶公司是干嘛的，其公司品牌調(diào)性是怎么樣的，這次的活動(dòng)項(xiàng)目想要用什么方式達(dá)到什么目的。公司又有多少預(yù)算去做個(gè)事情，想要達(dá)到怎么樣的規(guī)模效果，是否已有初步的想法構(gòu)思等等，這些信息都是為后續(xù)的初步方案構(gòu)想做準(zhǔn)備。當(dāng)然還有很重要的還是搞清楚對(duì)方公司參與此項(xiàng)目的關(guān)鍵人物還有合作意向，畢竟要是遇到一些騙稿騙方案的公司的話那就真的是浪費(fèi)青春了。

（2）細(xì)節(jié)洽談，反復(fù)溝通

后續(xù)的洽談中，需要強(qiáng)調(diào)我們公司有什么資源可以配合進(jìn)來，有什么案例可以借鑒參考（畢竟更加直觀的讓客戶找到他們想要的東西），其實(shí)就是避免客戶不知道自己想要什么。在這個(gè)階段活動(dòng)的初步框架就要做出來了，什么樣的主題，用什么形式展現(xiàn)都要開始明確，因?yàn)椴欢ㄏ聛恚罄m(xù)一改起來，所有的東西都要改。

如果在前期溝通的時(shí)候，我們公司在有條件的情況下，可以提供2—3稿的初步架構(gòu)供客戶選擇，看客戶的傾向性，明確活動(dòng)目的的重點(diǎn)難點(diǎn)，并且為客戶縮短范圍，繼而討論出客戶對(duì)活動(dòng)的具體要求和建議。

（3）項(xiàng)目匯報(bào)，最終確認(rèn)

在根據(jù)客戶意見修改調(diào)整后的方案（包括策劃部分、宣傳部分、執(zhí)行部分、詳細(xì)預(yù)算），我們就要去最終的提案了。我們要穿好戰(zhàn)袍，準(zhǔn)備好匯報(bào)用的電腦、投影儀、PPT、翻頁(yè)筆、方案打印輸出成冊(cè)。安排好現(xiàn)場(chǎng)提案時(shí)的人員分工，比如誰進(jìn)行匯報(bào)，誰進(jìn)行答疑，誰做決定等等。

注釋：合同什么時(shí)候簽訂和打款，這就要取決于我們跟客戶怎么談的了，比較穩(wěn)當(dāng)?shù)那闆r是先簽合同確定合作再做完整提案，當(dāng)然也有很多大客戶的是需要供應(yīng)商比稿的，這樣提案時(shí)需要相對(duì)的完整一點(diǎn)，而后再確認(rèn)合同的條款和簽訂合同。

2、策劃流程

這里的策劃流程介紹，不按一般的找資料、頭腦風(fēng)暴、定主題、做效果圖、明確預(yù)算諸如此類的工作項(xiàng)來分，按我們實(shí)際工作階段來分，我覺得這樣在整體項(xiàng)目管理的角度去看會(huì)清晰一點(diǎn)。

（1）首次策劃會(huì)議

項(xiàng)目的首次策劃會(huì)議，主要是以對(duì)接客戶的AE（客戶主任）或AM（客戶經(jīng)理）牽頭，準(zhǔn)備好客戶簡(jiǎn)報(bào)（關(guān)于項(xiàng)目需求和客戶的介紹），讓活動(dòng)部的負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)其部分的策劃和執(zhí)行統(tǒng)籌參加。

會(huì)議上在了解了項(xiàng)目的需求和相關(guān)背景之后，先討論明確這個(gè)項(xiàng)目是否值得跟進(jìn)，畢竟有些客戶預(yù)算很少，卻恨不得要上天的，很難搞。覺得可以去做的，再往下討論活動(dòng)的概念和表現(xiàn)形式。會(huì)后，活動(dòng)策劃和執(zhí)行統(tǒng)籌就需要先做一個(gè)初步的策劃案出來了，并一層層地向公司內(nèi)部先報(bào)上去，可以了再讓負(fù)責(zé)客戶的同事跟客戶進(jìn)行溝通。

（2）初期協(xié)調(diào)會(huì)議

在AE/AM和客戶溝通之后，根據(jù)客戶的意見確定了基本的方向，接下來就要組織公司內(nèi)部各職能同事進(jìn)行協(xié)調(diào)了，例如活動(dòng)部負(fù)責(zé)人、策劃、執(zhí)行、制作、設(shè)計(jì)師、媒介、信息專員（這個(gè)崗位是做類似于報(bào)名人員登記、信息整理等行政類工作）。

會(huì)上，需要落實(shí)策劃案的大致框架、表現(xiàn)形式和內(nèi)容設(shè)計(jì)，在預(yù)算范圍內(nèi)明確基本的成本，討論出宣傳的渠道和重點(diǎn)。

會(huì)后，策劃就要協(xié)調(diào)執(zhí)行、制作、媒介等同事把方案的初稿做出來（要包括策劃方案、宣傳方案、預(yù)算方案），然后把內(nèi)容給到設(shè)計(jì)師進(jìn)行包裝（要給方案穿戰(zhàn)袍了）。

（3）細(xì)節(jié)協(xié)調(diào)會(huì)

細(xì)節(jié)協(xié)調(diào)會(huì)是最重要的階段之一了，這個(gè)階段除了前期參與的人員要參加之外，還需要部門的總監(jiān)或公司的領(lǐng)導(dǎo)參加。會(huì)上要明確表達(dá)客戶的意見，讓方案更加的精準(zhǔn)和適用，并且需要把方案的內(nèi)容和執(zhí)行細(xì)節(jié)確定下來，如果是有相關(guān)關(guān)系的客戶那么公司的領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)在這時(shí)提出一些貼切實(shí)際的意見。會(huì)上要把現(xiàn)場(chǎng)的效果圖、宣傳方案、物料方案、預(yù)算方案（成本和報(bào)價(jià)）都需要呈現(xiàn)出來，并且在會(huì)上敲定。

會(huì)后，策劃需要協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)的同事對(duì)策劃執(zhí)行方案進(jìn)行定稿，如活動(dòng)內(nèi)容、執(zhí)行流程、人員分工、宣傳計(jì)劃、整體預(yù)算等，并且落實(shí)執(zhí)行工作組的分工和安排。而后AE/AM擬定合作協(xié)議，并且協(xié)同公司的制作統(tǒng)籌聯(lián)系外包的供應(yīng)商，如印刷制作、場(chǎng)地、布場(chǎng)、會(huì)務(wù)、演藝、拍攝等。

（4）執(zhí)行工作協(xié)調(diào)會(huì)

此會(huì)議的開啟證明已經(jīng)明確合作了，至少需要是在合同簽訂后進(jìn)行的，各個(gè)需要執(zhí)行配合的同事都需要參加，包括合作的供應(yīng)商。在會(huì)上，需要把定稿的方案進(jìn)行詳細(xì)的講解，并且把活動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)行一項(xiàng)一項(xiàng)的分解（WBS工作結(jié)構(gòu)），把工作安排時(shí)間表（甘特圖）展示出來，并把各部分工作單獨(dú)列出工作安排，讓每位同事明確知道其分工安排。

會(huì)后，項(xiàng)目已正式立項(xiàng)了，負(fù)責(zé)此項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理需要把控整體的執(zhí)行節(jié)奏，并安排同事落實(shí)各項(xiàng)資源、外包、人員等。

3、管控流程

管控工作在無論什么類型的項(xiàng)目中，都屬于最重要的流程部分，因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目無論多平平無奇或者是多優(yōu)秀，如果沒法順利自行，一切都成空。

（1）時(shí)間管控

活動(dòng)進(jìn)行的時(shí)間如果不是因?yàn)椴豢煽沽σ蛩?，一般都是不?huì)更改的，時(shí)間的'管理必須按照活動(dòng)最終舉辦的時(shí)間進(jìn)行逆推，確保每一項(xiàng)工作都在合理范圍內(nèi)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)里進(jìn)行安排，并且把控。

（2）供應(yīng)管理

合作的供應(yīng)商要靠譜，畢竟外包部分有很多事情不是在自己的手里進(jìn)行，很容易一個(gè)不留神就出了岔子。在活動(dòng)執(zhí)行過程中會(huì)涉及到衣食住行、接待、印刷制作、布置、舞臺(tái)、音響、道具、拍攝錄制等等的事項(xiàng)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要對(duì)供應(yīng)商作出有效的管控，避免出差錯(cuò)。

（3）人力管控

涉及到項(xiàng)目活動(dòng)的人員，無論負(fù)責(zé)事項(xiàng)的大小，無論是內(nèi)部外部的人員，都要做好人員的管理，每個(gè)人都知道他們的職責(zé)、職能是什么，甚至包括嘉賓、志愿者等。

4、標(biāo)準(zhǔn)管控工具（WBS工作結(jié)構(gòu)、甘特圖表時(shí)間進(jìn)展安排）

（1）任務(wù)

把整體活動(dòng)各項(xiàng)工作分解成一個(gè)個(gè)的細(xì)化任務(wù)，以便明確清晰落實(shí)。

（2）時(shí)間安排

對(duì)每個(gè)任務(wù)的安排都要明確什么時(shí)候開始，什么時(shí)候要完成。

（3）順序

對(duì)每項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行先后順序的排列。

（4）節(jié)點(diǎn)

活動(dòng)的整體進(jìn)展情況都需要監(jiān)控，搞清楚每個(gè)節(jié)點(diǎn)都要明確完成哪些重點(diǎn)工作。

（5）分工安排

每一個(gè)任務(wù)都要有對(duì)應(yīng)的責(zé)任人，每一個(gè)節(jié)點(diǎn)情況出問題，對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人需要立馬去解決。

5、活動(dòng)策劃書范文

一、當(dāng)令：慶典活動(dòng)有一個(gè)當(dāng)令舉辦問題。

選擇好機(jī)會(huì)可覺得典禮增色不少、加強(qiáng)整場(chǎng)活動(dòng)的結(jié)果。

如企業(yè)慶典活動(dòng)凡是要把企業(yè)成長(zhǎng)機(jī)會(huì)、市場(chǎng)效益機(jī)會(huì)連系起來考慮使慶典活動(dòng)與市場(chǎng)推廣機(jī)會(huì)相契合。

有些典禮的活動(dòng)什么時(shí)候是固定的如：節(jié)日、紀(jì)念日等，這些慶典一般只能提前不克不及推后。

有些慶典則要選擇機(jī)會(huì)。

如開業(yè)、完工、啟動(dòng)等典禮，除了要籌備好以外還要考慮有關(guān)主要帶領(lǐng)、嘉賓可否出席、天氣及前后節(jié)慶環(huán)境等身分。

二、適度：慶典活動(dòng)是一種禮節(jié)性活動(dòng)。

我國(guó)當(dāng)局有關(guān)部分已作出劃定：要嚴(yán)酷節(jié)制當(dāng)真執(zhí)行慶典活動(dòng)申報(bào)審批軌制。

同時(shí)要有精品意識(shí)，典禮過多、過濫會(huì)影響慶典活動(dòng)的質(zhì)量和結(jié)果。

典禮的規(guī)模、形式還要與單元實(shí)力、項(xiàng)目規(guī)模、場(chǎng)地巨細(xì)、地輿位置等環(huán)境相合適，工程不大卻弄一個(gè)特大規(guī)模的慶典只會(huì)弄巧成拙、被淪為笑柄。

三、盛大：典禮是一種強(qiáng)烈熱鬧持重的典禮需要必然的盛大強(qiáng)烈熱鬧水平。

如許既可以鼓舞人心又可以擴(kuò)大影響。

在現(xiàn)場(chǎng)安插、形式選擇、法式放置等環(huán)節(jié)多下功夫，盡力營(yíng)造盛大、強(qiáng)烈熱鬧、歡慶、協(xié)調(diào)的氛圍。

同時(shí)還要力圖形式新奇具有創(chuàng)意。

一般化的慶典活動(dòng)無法留給人深刻印象也不成能取得難忘的顫動(dòng)結(jié)果。

四、儉仆，慶典活動(dòng)既要盛大強(qiáng)烈熱鬧又要簡(jiǎn)單務(wù)實(shí)。

從規(guī)模、規(guī)格上要嚴(yán)酷節(jié)制邀請(qǐng)人員的級(jí)別、數(shù)量要恰當(dāng)不克不及一味追求“高、大、全”。

在項(xiàng)目、法式上盡量從簡(jiǎn)，可以省去的一些環(huán)節(jié)和形式該當(dāng)果斷去失落。

典禮也要奉行“少花錢多處事”的原則不克不及擺排場(chǎng)講豪闊鋪張華侈。

五、當(dāng)然是慶典策劃。

首要包含確定賓客及發(fā)放請(qǐng)?zhí)约百e客的構(gòu)成。

總之，發(fā)放請(qǐng)?zhí)M量提前一周，然后再進(jìn)行德律風(fēng)簡(jiǎn)直認(rèn)。

六、就是設(shè)計(jì)慶典活動(dòng)法式。

首要是先主持人公布開典，然后攻略賓客同時(shí)由組織的主要帶領(lǐng)或賓客代表講話，最后就是放置參不雅活動(dòng)，或者邀請(qǐng)主要賓客留言或提字。

再次，就是落實(shí)致辭人和剪彩。

剪彩長(zhǎng)短常主要的一項(xiàng)，凡是是選擇組織最高負(fù)責(zé)人，客方為年高德劭的知名人士進(jìn)行剪彩。

最后，慶典公司必然是要放置好活動(dòng)的歡迎工作的。

這一點(diǎn)給大家的建議是對(duì)所有賓客都應(yīng)熱情歡迎，耐煩辦事。

一些主要的賓客就需方法進(jìn)行親自的接見辦事。

三、會(huì)議策劃包括哪些基本內(nèi)容

一、會(huì)議廳耐策劃的流程

問清楚會(huì)議主辦方的想法、目的、預(yù)算方方面面的信息，通過收集這些信息雹伏唯將避免下一步的會(huì)議策劃構(gòu)思偏離方向。

確認(rèn)一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，想源培清楚會(huì)議策劃的步驟、時(shí)間推進(jìn)節(jié)點(diǎn)、人員的分工。

會(huì)場(chǎng)的選擇，直接關(guān)系到會(huì)議的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和檔次，這也是隨后進(jìn)一步策劃方案的基礎(chǔ)，選擇一個(gè)能讓會(huì)議組織者和與會(huì)者都能滿意的會(huì)議場(chǎng)所非常重要。二、會(huì)議策劃意向書（一）預(yù)算

（三）簽到與入住安排

如果是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對(duì)簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會(huì)議或者展覽，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。

（四）餐飲安排

會(huì)議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

四、如何組織大型會(huì)議

1、確立會(huì)議的主題

每一個(gè)會(huì)議都需要提前定好整個(gè)的主題，比如，西瓜樹元引擎峰會(huì)這種，主題就很明確，這也是為了定位好聽眾和參與人員，確定參會(huì)的人員是哪些，這些信息都能幫助你做好這場(chǎng)會(huì)議的目標(biāo)準(zhǔn)備。

2、選擇場(chǎng)地

根據(jù)你的規(guī)模選橘虛租擇好你的場(chǎng)地，并且多準(zhǔn)備幾家，都去譽(yù)升體驗(yàn)之后，再圓兆做決定

3、市場(chǎng)營(yíng)銷

大多數(shù)情況下，活動(dòng)組織者都會(huì)有一大筆預(yù)算用于活動(dòng)的推廣，比如在各個(gè)渠道商來宣傳活動(dòng)，那么廣告這塊需要格外注意，這也是最有挑戰(zhàn)的部分

4、與贊助商合作